幼稚園や保育園、学校での行事写真の販売は、先生や事務担当者の負担になりがちです。写真の販売枚数が増えるほど負担も増えます。いっそ、写真販売なんてやめたい！と思うことがありつつも、子どもたちの輝く顔を見ると「続けなくては」と思い返したりもしているのではないでしょうか。

はじめに

幼稚園や保育園、学校での行事写真の販売で負担を減らす方法の１つが、写真販売をインターネット上で行うことです。ネット販売を取り入れると、先生や事務担当者の手間が変わります。
そこで今回は、従来の写真販売で発生する、先生や事務担当者の負担となりがちな事務作業を整理し、ネット販売で効率化できる部分を紹介します。先生や事務担当者の負担となりがちな事務作業を整理し、写真販売を効率化する参考にしてみてください。

写真販売で発生する3つの負担

3つもあります。

注文用紙の配布・回収

従来の写真販売では、写真の見本や一覧を掲示し、保護者に注文用紙を配布する方法がよく使われます。保護者は購入したい写真の番号や枚数を記入し、注文用紙と代金を提出します。
賢明なる皆さんはすでにお分かりのように、この方法では注文用紙の印刷や配布、回収が必要です。注文用紙の記入漏れや読み取りにくい文字があれば、保護者に確認しなければなりません。
注文数が多い場合は、回収した用紙を整理するだけでも膨大な時間がかかります。気が遠くなるくらいの負担です。

現金の集金と管理

注文用紙の配布・回収がアナログなやり方なので、集金もアナログです。
写真代を現金で集める場合は、注文用紙に記載された金額と受け取った現金が合っているかを確認します。誰からいくら受け取ったのかを記録し、合計金額も確認しなければなりません。
金額が合わないときは、注文内容や集金記録を見直し、必要に応じて保護者に確認します。集めた現金の保管や受け渡しにも厳正なる注意が必要です。
こうした作業は、写真販売の度に発生します。日々の保育や授業、学校運営などと並行して対応する場合、担当者にとって莫大な負担になりやすい業務です。

注文内容の確認や写真の仕分け

注文用紙を回収した後は、注文された写真を必要な枚数だけ用意し、購入者ごとに仕分ける必要があります。注文数が多いと、注文用紙を1枚ずつ確認しながら印刷枚数を数えたり、購入者ごとに注文内容を照合したりする手間がかかります。注文内容を表計算ソフトなどに入力して管理する場合も、転記や入力内容の確認が必要ですし、入力そのものも手間です。
表計算ソフトなど入力する際、写真番号や枚数の入力ミスが起こることもあります。集計結果に誤りがあれば、写真の準備や配布にも影響するため、入力後の確認も欠かせません。

ネット販売ならどうなる？

ネット販売では、保護者がパソコンやスマートフォンから写真を選び、注文や支払いを行えるようになります。注文用紙や現金を使う従来の方法と比べて、次のような作業を減らせます。

作業 ネット販売で変えられること
注文用紙の配布・回収 　保護者が販売サイトから直接注文できるため、用紙の配布や回収が不要になります。
現金の集金・管理 　オンライン決済を利用すれば、園や学校が購入者から現金を集める必要がなくなります。
注文内容の入力 　サイト上で受け付けた注文データを利用できるため、注文用紙から手入力する作業を減らせます。
注文枚数の集計 　システムの集計機能を利用すれば、写真ごとの注文状況を確認しやすくなります。
注文内容の確認 　注文履歴や管理画面で内容を確認できるため、紙の用紙を探し直す手間を減らせます。

ネット販売を導入するときに確認したいこと

ネット販売への切り替えを検討するときは、導入後の業務全体を確認しましょう。
注文管理 　写真ごとの注文枚数や購入者ごとの注文内容を管理画面で確認できるか
決済・入金管理　 どのような支払い方法に対応しているか、誰が代金を受け取り、どのように入金を確認するのか
印刷・仕分け・配布 　写真の印刷や購入者ごとの仕分け、保護者への受け渡しを誰が担当するのか
写真の公開範囲 　関係者だけが写真を閲覧できる仕組みがあるか

関係者以外が閲覧できない仕組みや、写真を安全に管理するための対策も確認しておきたいポイントです。
また、ネット販売に切り替えても、写真の選定やアップロード、保護者への販売案内などの作業は残ります。現在の運用で負担になっている業務を洗い出し、それぞれをどこまで減らせるか検討してみましょう。

まとめ

ネット販売を取り入れると、写真販売でのいろいろな手間を減らし、先生や事務担当者の負担を減らせ、とてもうれしいことになりそうです。
ちなみにネット写真販売システムAMATSUBUなら、注文の受付や管理に大いに活用できます。
写真をアップロードし、販売する写真や金額などを設定して販売。保護者はパソコンやスマートフォンから写真を閲覧し、購入したい写真を選んで注文できます。注文のために用紙を提出する必要がなくなるため、注文用紙の配布や回収にかかる作業を減らせます。もちろん、販売ページを通じて写真を公開できるため、見本写真を印刷して掲示する必要もありません。
管理画面から受注状況を確認でき、受注番号による検索も可能です。注文情報を確認しやすくなるため、紙の注文用紙を探したり、注文内容を手入力したりする手間の削減につながります。